Những lỗi "chết người" khi dùng email

Một email lý tưởng chỉ nên dài từ 50 – 125 chữ, điều này sẽ giúp tỉ lệ thời gian trả lời email của bạn tăng lên 50%.

Theo một cuộc khảo sát được thực hiện bởi công ty phần mềm Adobe Systems Inc., trung bình một nhân viên văn phòng tiêu tốn 6,3 giờ để làm việc với email. Điều này đồng nghĩa với việc hiệu quả công việc và các mối quan hệ công sở có liên quan đến các trao đổi qua thư từ. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn trả lời thư quá cộc lốc, gửi email thông báo việc khẩn cấp thay cho điện thoại hay nói xấu đồng nghiệp qua email và bị forward thì hậu quả sẽ như thế nào? Rõ ràng, một số lỗi sử dụng email nhỏ có để đưa bạn vào “tầm ngắm” của người quản lý, bị đánh giá thấp, thậm chí là bị sa thải.

1. Chọn “trả lời tất cả”

Bạn vừa nhận được một email chúc mừng ngày thành lập công ty từ quản lý gửi đến toàn thể nhân viên. Hãy hình dung rằng mọi người sẽ cảm thấy phiền hà nhận được email “Cảm ơn sếp” của bạn. Chính xác, đây là lỗi nhỏ trong lựa chọn trả lời tới 1 người hay nhiều người. Trong trường hợp bạn nhận được email có nội dung “Cảm ơn sếp” cũng vậy. Chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy phiền hà khi liên tục nhận được email có nội dung không liên quan đến mình.

2. Trả lời thư cộc lốc

Trả lời ngắn giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào vấn đề chính của công việc. Tuy nhiên, tùy vào đối tượng trao đổi thư từ, bạn cần chú ý trả lời thư cộc lốc với cấp trên hoặc đối tác. Ngoài nội dung chính của thư, bạn cần chú ý đến tên, chức danh của người gửi, các từ ngữ thể hiện thái độ tôn trọng như “vui lòng”, “cảm ơn”, “hân hạnh”, “trân trọng”…


Những lỗi "chết người" khi dùng email

3. Bỏ qua lời chào đầu thư

“Một khi nhận được email thứ 2 của một người, tôi thấy những người trả lời thư thường bỏ qua phần chào hỏi lại tôi,” Candice Galed, CEO và nhà sáng lập hãng Bikini Luxe cho biết. “Tôi nhận được từ 200 – 300 email mỗi ngày, nhưng tôi luôn có thời gian để gõ 'Xin chào' cùng với tên của người gửi trong mọi email. Tôi cảm thấy rằng, không có lời chào là một sự bất lịch sự và không chuyên nghiệp.”

4. Tiết lộ những thông tin nhạy cảm qua email

Bạn đang phàn nàn hoặc tranh cãi về công việc, đồng nghiệp và công ty? Hãy cân nhắc khi gửi email liên quan đến chủ đề nhạy cảm này. “Liệu bạn có thể yên ổn nếu giám đốc hoặc CEO của công ty biết nội dung email?”, Alyssa Gelbard, nhà sáng lập và chủ tịch của công tư vấn nghề nghiệp Resume Strategiests cho biết. Một khi các email như vậy được forward đến những người khác và đến tai người liên quan hoặc cấp lãnh đạo, bạn có thể bị đánh giá, bị cho vào tầm ngắm của nhiều người. Tình huống sẽ trở nên trớ trêu hơn nếu điều bạn chia sẻ qua email liên quan đến bí mật, lợi ích và uy tín của công ty.

5. Sử dụng biểu tượng cảm xúc khi viết email

'Sử dụng biểu tượng cảm xúc trong trả lời email làm việc không những khiến bạn trở thành một thanh niên mới lớn mà còn thể hiện sự thiếu tôn trọng,” theo Lisa Chu, chủ công ty thời trang trẻ em Black N Bianco. “Biểu tượng cảm xúc không có một lợi ích gì trong một bức thư liên quan đến công việc.” Quan điểm này của Lisa có vẻ hơi gay gắt, nhưng thực tế, không ai quan tâm đến những biểu tượng ngộ nghĩnh trong một bức thư trao đổi công việc nghiêm túc cả. Vậy nên, bạn có thể bỏ qua bước chèn biểu tượng cảm xúc vào email công việc.


6. Chữ ký khó đọc

“Hầu hết những thứ không chuyên nghiệp tôi nhìn thấy là cách người ta sử dụng chữ ký kèm với hình ảnh, banner, biểu tượng mạng xã hội và logo sai kích thước, sai định dạng”, nhân viên nội dung tiếp thị Nathan Miloszewski cho biết. “Bức thư sẽ nhìn cẩu thả và giống thư rác, và vấn đề trở nên phức tạp khi bạn trả lời trò chuyện qua lại nhiều email như trên Gmail. Sau đó, khi bạn xem lại tin nhắn để lấy thông tin, bạn sẽ mất nhiều thời gian để cuộn thanh trượt máy tính vì chữ ký cá nhân chiếm phần lớn diện tích màn hình.'

7. Sử dụng email thay cho gọi điện

Email là công cụ trao đổi công việc chính của nhân viên văn phòng. Tuy nhiên, trong trường hợp cần liên lạc và giải quyết công việc khẩn cấp, sử dụng email không phải là giải pháp tối ưu. Nếu bạn gửi email cần trả lời ngay đến đồng nghiệp và 30 phút sau đồng nghiệp của bạn mới hồi đáp, coi như bạn làm việc không hiệu quả, theo Cain Richards, chuyên gia phân tích kỹ thuật đến từ seoWorks. “10 phút trò chuyện qua điện thoại có thể đạt được hiệu quả công việc tương tự với 30 phút làm việc qua email. Nếu bạn cần trả lời nhanh từ người khác để tiếp tục công đoạn tiếp theo của công việc, đơn giản hãy bấm số, hoặc gọi điện qua Skype.”


8. Viết email quá nhiều và quá dài

'Một email lý tưởng chỉ nên dài từ 50 – 125 chữ, điều này sẽ giúp tỉ lệ thời gian trả lời email của bạn tăng lên 50%,” Alex Moore, CEO của công ty Boomerang nói. “Bởi vì những email càng dài thì cơ hội nhận được trả lời càng giảm. Tuy nhiên, email quá ngắn cũng không tốt. Một bức thư 25 từ cũng nhận được cơ hội trả lời giống một bức thư 2000 từ.”

Kết

Có thể bạn không chú ý đến các thủ thuật dùng email hoặc chưa ý thức được tầm quan trọng của các quy tắc làm việc qua email. Bằng cách sửa chữa hoặc tránh các lỗi sử dụng email trên, hi vọng bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Nguyễn Mai – Nguồn: Forbes

Xem thêm:

Tâm sự buồn của một hướng dẫn viên du lịch

Thành công sẽ đến nhanh hơn nếu bạn làm những điều này mỗi ngày

3 bí quyết' vàng' giúp kiểm soát cảm xúc nơi công sở

Từ khoá : khi, email

BÌNH LUẬN

THỦ THUẬT HAY

Ứng dụng, phần mềm giảm giá và miễn phí trong ngày 7/3

Hãy cùng chúng tôi điểm qua những phần mềm, ứng dụng đang được giảm giá và miễn phí trong ngày.

Hướng dẫn kích hoạt chế độ sử dụng 1 tay trên Galaxy S8/S8 Plus

Để kích hoạt tính năng dùng 1 tay (hay còn gọi là chế độ rảnh tay) trên Galaxy S8 và S8 Plus, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau. Tính năng này vô cùng hữu dụng mà bên không nên bỏ qua.

Notch Remover - ứng dụng hữu hiệu giúp giấu "tai thỏ" của iPhone X đã cập bến App Store

Apple vừa mới phê duyệt và cấp phép phát hành trên App Store một ứng dụng có tên gọi là Notch Remover với mục đích đúng như tên gọi: loại bỏ sự gai mắt của 'tai thỏ' trên iPhone X.

Tải file trực tiếp trên iPhone / iPad và lưu trữ vào Tệp với trình duyệt Firefox

Từ iOS 11 trở lên Apple đã cung cấp thêm cho người dùng một ứng dụng hỗ trợ quản lý tệp tin lưu trữ trong iCloud, cùng một số ứng dụng khác được cài đặt trên thiết bị.

10 kiểu gửi email gây “ức chế” cần bỏ ngay lập tức

Email “phao cứu sinh” trong nhiều tình huống kinh doanh nhưng đây không phải là sự lựa chọn thích hợp để bạn có thể gửi bất cứ thứ gì bạn muốn.

ĐÁNH GIÁ NHANH

Đánh giá nhanh Galaxy J8 xem có những gì nổi bật?

Đầu tiên, chúng ta sẽ có một thiết kế nguyên khối với mặt lưng nhựa của Galaxy J8 cũng giống như ngôn ngữ thiết kế của Galaxy J6. Có thể nói Samsung thường dùng một kiểu ngôn ngữ thiết kế cho những dòng sản phẩm của mình và việc trông J8 giống như

[Đánh giá Honda CB500X 2018 phân phối chính hãng tại Việt Nam với giá 180 triệu VNĐ

Được khá nhiều người quan tâm bởi sự đa dụng, kiểu dáng chuẩn mực và giá thành hợp lý, CB500X cũng là một cái tên đầy sức hút đối với cộng đồng biker trên toàn thế giới.

Đánh giá Asus Zenfone 3 Max: thiết kế ấn tượng, thời lượng pin tốt

Không chỉ sở hữu thiết kế kim loại nguyên khối đẹp mắt, Asus Zenfone 3 Max còn ghi điểm với người dùng nhờ thời lượng pin vô cùng ấn tượng.

BẠN ĐÃ XEM